Как собираться в поездку по делам своей организации

Автор: taktiker

Как собираться в поездку по делам своей организацииТрадиционно рассказывая о бизнес-поездках, их участники в узком кругу своих коллег делятся реальными результатами своих вояжей. Они комментируют место поездки, организацию встречи и проживания, возможности для работы и отдыха. Причем понятно, что если поездка по делам прошла не «на самом высоком уровне», то «виновата» в этом исключительно принимающая сторона. Вместе с тем многих проблем удалось бы избежать, если бы отправляющиеся в поездку люди более тщательно подходили к процессу ее подготовки и самих сборов.

Как собираться в поездку по делам своей организации.

Если есть возможность, привлеките к организации самой поездки члена вашей организации, который либо отвечает за это, либо просто имеет большой опыт командировок. Это поможет избежать обычных «ляпов» в подготовке поездки. И если с последним можно просто посоветоваться и далее лично выполнять все изложенные ниже советы, то ответственный за логистику в организации работник должен согласовать и уточнить все важные компоненты поездки самостоятельно. Однако он сможет качественно выполнить свою часть работы только с вашим участием.

В любом случае проверка готовности к поездке проводится в соответствии с разработанным вами планом. Ниже предлагаются некоторые составляющие такого плана, внимание к которым облегчит поездку.

1. Передвижение и проживание.

• День отъезда и время отправления на вокзал (аэропорт).

• Транспортное средство (название, номер рейса), время отправления и время прибытия.

• Наличие проездных документов (билеты), обязательных документов (паспорт, виза, страховка …), необходимых денежных средств.

• Забронированное место проживания. Не стоит ограничиваться информацией о том, что все договорено и встречающий поможет добраться, так как эта встреча может не состояться по разным причинам. Поэтому обязательно запросите у принимающей стороны в письменном виде (факс, эл. почта) название гостиницы, адрес, контактные телефоны и часть карты с указанием маршрута. Если проживание организуется вами или работником вашей компании, то это также не отменяет необходимость данную информацию получить, распечатать и иметь с собой.

• Питание и расходы на него.

2. Работа и встречи

• Описание принимающей стороны (бизнес-партнеров). Список контактов (обязательно включает в себя всевозможные способы связи с важными контактами)

• Цель поездки. Чем более подробно вы будете представлять цель вашей поездки, тем, разумеется, вы сможете лучше подготовиться к ней и выполнить задуманное. Однако не стоит забывать о том, что существует, по меньшей мере, три цели, на достижении которых вам стоит сконцентрироваться:

- Цель командировки для собственной организации.

- Цель принимающей стороны и ее ожидания.

- Цель личная.

• Необходимые материалы и документы. Информация о вашей организации в виде докладов, буклетов, фото и видеоматериалов. Также позаботьтесь о визитках, которые содержат не только ваши личные данные, но и телефоны и адреса организации (как физический адрес, так и адрес сайта).

• Формат встреч и организация свободного времени. Это позволит вам правильно подобрать необходимые для поездки вещи – одежду, подарки.

3. Багаж. Багаж должен состоять из нескольких групп, каждая из которых собирается и проверяется отдельно. Виды багажа: дорожный багаж, рабочие материалы и одежда, личные вещи. Обязательно позаботьтесь о наличии зарядных устройств, адаптеров, средств личной гигиены. Это не значит, что в месте вашей командировки всего этого нельзя приобрести. Как правило, можно, но это обычно намного больше времени для их поиска, чем укладывание в дорожную сумку.

Окончательная проверка gредполагает не только уточнение списка собранных вещей, но и мысленное конструирование возможности сбоев во время поездки. Что может пойти не так? Продумайте ваше поведение в этих ситуациях и возьмите необходимые для этого вещи.

Вернувшись из поездки по делам, вам придется опять погрузиться в свою обычную работу. Поэтому стоит подумать и об организации выполнения ваших обязанностей, пока вы находитесь в поездке. Информацию об этом можно узнать в материале Как руководителю организовать работу офиса во время своего отсутствия.


Олег Лобейко, специально для dostignu.ru
фото: flickr.com; by neocorsten

Комментарии:

Оставить комментарий