Как эффективно работать с электронной почтой – настройка автоматической доставки почты.

Автор: taktiker

Как эффективно работать с электронной почтой – настройка автоматической доставки почты.Объем деловой информации, поступающей через электронную почту у большинства менеджеров постоянно растет. Это связано как с его собственной деловой активностью, так и с постепенным увеличением количества нежелательных электронных писем (спама). К последним менеджер не имеет прямого отношения, но он вынужден обращать и на них внимание, пытаясь разобраться в содержании писем, тратя на них свое время. И эти потери времени становятся очень значительными, если у вас не лучшим образом настроена автоматическая доставка электронной почты.

Как эффективно работать с электронной почтой – настройка автоматической доставки почты.

Увеличьте временной интервал, через который ваша почтовая программа проверяет наличие новой почты для доставки или отмените саму возможность автоматической доставки электронной почты.



Большинство программ по доставке почты по умолчанию настроено на 20-30 минутный интервал. Благодаря этому при обнаружении нового письма почтовая программа сразу же информирует об этом пользователя, привлекая его внимание всплывающим в нижнем углу экрана сообщением. Что, безусловно, отвлекает человека и заставляет его открыть новую почту для ознакомления. Таким образом, сбивается рабочий ритм и происходит трата времени на не всегда важную деятельность.

Вам стоит самостоятельно определить для себя регулярность проверки почтовой программой обновлений. Как правило, если ваша работа не заключается в очень быстром реагировании на почтовые запросы, то достаточным является проверка новой почты 2-3 раза в день.

Разберем последовательность действий на примере работы со стандартной почтовой программой Microsoft Outlook 2010. Для изменения данного параметра необходимо последовательно открыть Файл – Параметры Outlook – Дополнительно. В настройках для группы «Все учетные записи» найдите настройку «Автоматически доставлять каждые … минут» и выставьте нужное для вас значение.

Сняв флажок возле пункта «Автоматически доставлять каждые … минут», вы отмените саму необходимость автоматического получения почты. Такой режим является наиболее правильным, если вы не хотите отвлекаться на сообщения электронной почты, а значит, неэффективно расходовать свое рабочее время. Обычно достаточно почту проверять с утра, придя на работу, затем после обеда и за полчаса до ухода с работы, когда вы занимаетесь подведением итогов дня и планированием работы на следующий рабочий день.

Как эффективно работать с электронной почтой – настройка автоматической доставки почты.

К этому же результату можно прийти, просто выключая Microsoft Outlook. Однако, это не позволит пользоваться такими благами этой программы как Календарь, Контакты и Задачи. А как только возникнет необходимость что-нибудь посмотреть в перечисленных выше приложениях, Microsoft Outlook начнет закачку почты, если эта функция заранее тоже не отключена.

А если придет очень важное сообщение, на которое необходимо отреагировать оперативно? Это опасение в большинстве случаев так и остается всего лишь потенциальной возможностью, так как очень важные и срочные письма в ваш адрес отправители будут дублировать телефонным звонком, привлекая к ним ваше внимание. Таким образом, вы заранее будете знать о их поступлении.

В любом случае, правильно организуя свою работу с электронной почтой с помощью этой простой настройки, вы сможете лучше организовать свое рабочее время, что может значительно увеличить эффективность вашей работы как менеджера организации.


фото: sxc.hu; by ilco
скриншот: dostignu.ru

Комментарии:

Оставить комментарий