Искусство маленьких шагов. Определение приоритетов
Продолжаем наполнять содержанием Искусство маленьких шагов. Определение приоритетов для деятельности, основанное на принципе Эйзенхауэра и АВС-планировании.
Забавно, но в соответствии с принципом Парето, для выполнения 80 процентов дел достаточно 20 процентов затраченного на это времени. Причем соотношение 80 к 20 сохраняется и для многих других сфер жизни и бизнеса. Поэтому желание отличать первостепенное от второстепенного, умение определять приоритеты становится важнейшим компонентом правильного распоряжения временем и значительно облегчает достижение целей.
Для определения приоритетов воспользуемся принципом Эйзенхауэра. В соответствии с этим подходом задачи, стоящие перед человеком, распределяются в иерархичном порядке, основанном на сочетании важности и срочности.
Приоритет А. К нему относятся задачи, которые одновременно являются и важными, и срочными. Как правило, такие задачи необходимо решать в самое ближайшее время.
Приоритет В. Важные, но не срочные дела. Это то, что делать нужно обязательно, начиная с сегодняшнего дня, но не обязательно выполнять их полностью уже сегодня. Достаточно распределить части задачи во времени.
Приоритет С. Срочные, но не важные дела и задачи. Все, что попадает в эту категорию, можно и нужно передать для выполнения другим людям. Результатом выполнения такой задачи часто является повышение трудовой мотивации персонала.
Приоритет D. Дела и задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Это как раз то, что отнимает восемьдесят процентов времени, а дает только двадцать процентов результата.
Итак, для внедрения этого подхода в планирование собственной занятости необходимо действовать в соответствии со следующим алгоритмом:
1. В первую очередь записать все дела, которые нужно сделать.
2. После этого все задачи рассматриваются с позиции «важно – неважно». Возле каждой задачи делается пометка. Цвет и форма пометки каждым человеком определяется самостоятельно.
3. Далее задачи анализируются с позиции «срочно – несрочно». Возле каждой задачи также делается пометка.
4. Таким образом, все задачи и дела теперь можно соотнести с приоритетами и переписать их в соответствии с ними. Сначала задачи приоритета А, затем В и т.д.
Вторым вариантом определения приоритетов является АВС-планирование деятельности. По сути – это упрощенный вариант принципа Эйзенхауэра. Все цели и задачи делятся на три категории:
А – самые важные задачи, от достижения которых в большей степени зависит результат.
В – важные задачи, но которые нужно выполнять, только после достижения целей категории А.
С – маловажные задачи. Выполнением дел, относящихся к этой категории, можно заняться при наличии времени и желания, после выполнения категории А и В.
фото: Stock.XCHNG; OmirOnia
