Введение
Планирование деятельности для достижения цели в обязательном порядке включает в себя расчет необходимых для этого ресурсов. В том числе и времени. Причем правильный учет времени способствует не только успешному завершению процесса, но и дополнительно мотивирует на деятельность его участников, давая им ощущение подконтрольности процесса и его целесообразности.
Однако необходимое время для работы может быть различным и зависит от большого количества условий.
Определение времени выполнения работы является ключевым аспектом успешного управления задачами и проектами. Независимо от того, являетесь ли вы студентом, который должен справиться с учебными заданиями, или профессионалом, выполняющим проекты в рабочей сфере, умение правильно определять время выполнения задачи является неотъемлемым навыком. В данной статье мы рассмотрим несколько ключевых аспектов определения времени выполнения работы.
«- Степан, у гостя карета сломалась
— Вижу, барин. Ось полетела и спицы менять надо.
— За сколько сделаешь?
— За день сделаю.
— А за два?
— Ну, за два… Сделаем и за два.
— А за пять дней?
— Ну, ежели постараться, можно и за пять.
— А за десять?
— Ну, барин, ты задачки ставишь! За десять дней одному не справиться, помощник нужен. Homo sapiens.
— Бери помощников, но чтоб не раньше!» (цитата из к/ф «Формула любви»
Подходы определения времени
Подход «Всякая работа требует столько времени, сколько его есть» к определению необходимого времени используется людьми, доходы которых зависят от продолжительности времени на выполнение работы. Причем, чем больше надо времени, тем лучше. Обычно люди, работающие на повременной работе, готовы растягивать ее выполнение. И это неудивительно, ведь платят не за результат, а за затраченное на его достижение время. Пожалуй, наиболее ярко использование этого подхода можно увидеть в отношении студентов к экзаменам. Независимо от того, сколько времени есть на подготовку, реально она начинается только за день-два перед самим экзаменом.
Вместе с тем, если оплачивается результат работы, то время, необходимое на ее выполнение, значительно уменьшается, так как личная заинтересованность исполнителя является известным «ускорителем процесса». Соответственно, при определении времени выполнения работы нужно учитывать, будут ли ваши помощники работать по сдельной или повременной форме оплаты труда.
Для определения времени при планировании необходимо также учитывать:
- Существующие стандарты времени выполнения подобных работ — нормы времени. Нормой времени принято считать время, необходимое для изготовления одного изделия или продолжительность времени достаточного для выполнения определенной работы в данных условиях и при максимальном использовании имеющегося оборудования и материалов.
- Новизну деятельности и опыт решения подобных задач. Имеющийся опыт позволяет оценить необходимое время достаточно точно.
- Существующие возможности и наличие других ресурсов для выполнения работы. В том числе и возможности и способности других людей, которых нужно задействовать в процессе. Понятно, что колодец можно выкопать и руками, и экскаватором. Но время, затраченное на достижение цели, будет значительно отличаться. А новичок будет выполнять эту работу минимум в два раза дольше, чем опытный работник, доведший все свои движения до автоматизма.
- Форс-мажоры и необходимость выполнения других задач в период выполнения планируемой работы.
- Разнообразные накладки и временные сдвиги.
- Время, необходимое на подготовку и на неучтенную деятельность.
- Колебания работоспособности исполнителей.
Для определения реального времени выполнения работ можно также использовать Закон сроков выполнения работ, где
- Предположительное время выполнения работы умножаем на два.
- Меняем единицы измерения на единицы более высокого порядка. Т.е. вместо недели считаем месяц, и т.д.
Разработка четкого плана
Первым шагом в определении времени выполнения работы является разработка четкого плана. Этот план должен включать в себя все этапы и подзадачи, необходимые для завершения проекта. Например, если вы работаете над исследовательской статьей, ваш план может включать следующие этапы:
- Подготовка литературы.
- Составление плана статьи.
- Проведение исследования.
- Написание текста статьи.
- Редактирование и коррекция текста.
- Оформление и оформление итоговой работы.
Каждый этап должен быть детально разработан, и для них должны быть установлены конкретные сроки. Это позволит вам более точно оценить, сколько времени потребуется на выполнение каждой подзадачи.
Определение ресурсов
Вторым важным аспектом определения времени выполнения работы является определение необходимых ресурсов. Ресурсы могут включать в себя не только временные ресурсы, но и финансовые, технические, информационные и другие. Правильная оценка ресурсов поможет избежать непредвиденных задержек в процессе работы.
Для каждой задачи или этапа вашего плана определите, какие ресурсы вам потребуются. Например, для написания исследовательской статьи вам может понадобиться доступ к библиотеке, временной доступ к специальным базам данных и программам, а также деньги на оплату статей и публикации. Оцените, какие ресурсы доступны вам, и определите, какие нужно дополнительно получить.
Реалистичная оценка времени
Определение времени выполнения работы требует от вас реалистичной оценки временных рамок. Очень важно быть честным и не заниматься самообманом. Часто люди недооценивают время, необходимое для выполнения задачи, и в результате сталкиваются с срывами сроков.
При определении времени выполнения задачи учтите следующие аспекты:
- Внешние факторы: Учтите возможные препятствия, такие как неожиданные задержки или изменения в плане.
- Опыт и навыки: Ваш опыт и навыки могут влиять на вашу скорость выполнения задачи. Если вы новичок, это может занять больше времени, чем у опытного специалиста.
- Реальное время: Попробуйте оценить, сколько времени вам действительно потребуется для выполнения каждой подзадачи, и добавьте небольшой запас времени на всякий случай.
В определениеи времени выполнения работы играет ключевую роль в эффективном управлении временем и ресурсами. Вот несколько шагов, которые помогут вам успешно оценивать время выполнения задач.
- Разбейте задачу на этапы: Разделите большую задачу на более мелкие этапы. Это поможет вам более точно определить необходимое время для каждого этапа и учесть все необходимые шаги. Пример: При создании веб-сайта выделите этапы: проектирование дизайна, разработка функционала, тестирование и запуск. Каждому этапу присвойте ожидаемое время.
- Прошлый опыт: Оценка времени выполнения задачи часто зависит от вашего опыта. Используйте данные о времени, затраченном на подобные задачи в прошлом, чтобы сделать более точные прогнозы. Пример: Если ранее вы создавали презентации, оцените, сколько времени ушло на разработку каждого слайда, и используйте этот опыт для прогнозирования времени на будущие проекты.
- Профессиональные стандарты: Изучите профессиональные стандарты и рекомендации для вашей области работы. Они могут предоставить ориентир относительно среднего времени выполнения определенных задач. Пример: В программировании оценка времени может зависеть от сложности задачи. Например, создание базового веб-приложения может требовать меньше времени, чем разработка сложной системы управления базами данных.
- Используйте технологии и инструменты: Используйте инструменты для управления проектами и тайм-трекинга, чтобы отслеживать время, затраченное на различные задачи. Это даст вам более объективные данные для будущих оценок. Пример: Используйте приложения для управления проектами, такие как Trello или Asana, чтобы отслеживать время на каждой задаче и анализировать данные для будущих проектов.
- Консультация с коллегами: Обсудите свои оценки времени выполнения с коллегами или экспертами в вашей области. Они могут предоставить ценные советы и подсказки, основанные на своем опыте. Пример: Если вы работаете в команде разработки, обсудите оценки времени с другими программистами. Опыт коллег может быть ценным источником информации.
- Буфер времени: Всегда учитывайте некоторый запас времени на непредвиденные обстоятельства. Буфер поможет справиться с возможными задержками и изменениями в процессе работы. Пример: При оценке времени на проведение маркетинговой кампании добавьте дополнительное время на возможные изменения в стратегии или неожиданные задержки. Пример: Если вы замечаете, что регулярно недооцениваете время на сбор информации для отчетов, пересмотрите свою оценку и добавьте дополнительное время на этот этап.
- Обратная связь и корректировка: Собирайте обратную связь от себя и от других участников процесса. Если ваши оценки оказываются систематически недостаточными, вносите коррективы в свой метод определения времени.
Применение этих шагов поможет вам более точно оценивать время выполнения задач и успешно управлять вашим рабочим временем.
Заключение
Определение времени выполнения работы является ключевым элементом успешного управления проектами. Разработка четкого плана, определение ресурсов и реалистичная оценка времени помогут вам более точно предсказать, сколько времени потребуется для выполнения задачи. Этот навык является ценным как в рабочей, так и в учебной сфере, и поможет вам более эффективно управлять своим временем и достигать поставленных целей.