Презентация с использованием PowerPoint во многих случаях является прекрасной возможностью демонстрации всего спектра возможностей, могущих проиллюстрировать свойства и характеристики продукта, услуги, их преимущества для слушателей. Но произойти это сможет лишь в том случае, если вам удастся избежать распространенных ошибок на презентации.
Презентация PowerPoint — некоторые распространенные ошибки при проведении
1. Проблемы с запуском презентации.
Технические проблемы с началом презентации самым пагубным образом влияют на ее эффективность. И это неудивительно, так как для слушателей началом презентации становится объявление о ее начале, а не первый озвученный слайд. Поэтому любые проблемы с запуском презентации относятся к недоработкам выступающего и организаторов мероприятия. Также сложности в этой части могут быть из-за работы на незнакомом оборудовании.
Таким образом, отсутствие хорошего старта презентации становится ошибкой и причиной снижения доверия к выступающему, более позднего установления контакта еще до перехода к самому содержанию презентации PowerPoint.
2. Не мотивируются слушатели.
Часто презентация PowerPoint начинается с запуска слайдов и чтения их содержания. Многих слушателей такой подход в значительной мере раздражает, так как что-что, а читать они и сами умеют. Плюс к этому не всегда понятно, зачем эта презентация им нужна. А ведь они уделили посещению презентации свое время, имея собственные надежды и ожидания.
Опытные выступающие предварительно стараются мотивировать участников более внимательно относиться к презентации. Для этого сразу после появления первого слайда с названием презентации (а то и до него) обязательно указывают на те выгоды, которые могут получить участники. Если эти потенциальные выгоды могут удовлетворить имеющиеся потребности слушателей, то «спящих» в зале не будет. Таким образом, это становится ключом к успеху на начальном этапе презентации PowerPoint.
3. Презентация PowerPoint является единственной формой общения.
Презентация может быть и является эффективным способом передачи информации, но не должна оставаться единственным. Люди (как указывалось выше) приходят на презентации, имея собственные цели, интересы и ожидания. Поэтому выступающий не всегда может заранее отразить все важные для слушателя моменты в своей презентации. Именно поэтому стоит уделять специальное время для ответов на вопросы, дискуссий по содержанию.
4. Однообразность презентации PowerPoint .
Слушатели, получая большое количество однообразной информации, быстро утомляются и постепенно переходят от состояния бодрствования к отдыху. Поэтому важно вносить разнообразие в неспешный ритм, в котором обычно проводятся презентации Power Point. Что можно сделать, чтобы нарушить однообразие презентации и избежать это ошибки:
- Делайте паузы в демонстрации слайдов каждые несколько минут. Использовать их можно, например, для беседы.
- Меняйте собственное положение в помещении. Слушатели намного больше реагируют на ваши движения во время презентации, чем вам может показаться. По меньшей мере, вы может вставать-садиться, направляться к экрану и возвращаться к компьютеру. Тем более это нужно делать, если на презентации у вас есть помощник, который нажимает на клавиши компьютера, меняя слайды. Важно не перестараться, так как избыток движений выступающего мешает сосредоточиться участникам.
- Вставляйте слайды, заставляющее слушателя думать, а не только потреблять информацию.
- Используйте несколько слайдов с нетипичным для презентации содержанием (карикатуры, смешные картинки).
- Уберите монотонность из собственного голоса.
5. Презентация PowerPoint содержит слишком большое количество слайдов и/или информации.
Такое может происходить тогда, когда презентация на самом деле не раскрывает тему, а содержит в себе все то, что выступающий знает по ней. Т.е. это становится презентацией выступающего.
Не стоит забывать, что презентация делается именно для людей.
6. Попытка спрятаться за техникой.
В большинстве случаев у выступающих это получается достаточно успешно. Думаю, что многие из вас присутствовали на презентациях PowerPoint, где была видна только макушка выступающего, спрятавшегося за ноутбуком. Или когда выступающий общается только с демонстрационным экраном, не замечая, что в этот момент происходим в аудитории. Однако такие подходы к презентации нарушают контакт с участниками и их заинтересованность в материале.
Подобные модели поведения могут просто не замечаться, являясь привычными. Выявить их легко, просто просмотрев записи со своими выступлениями на презентациях. Выявить, а затем изменить.
7. Твердое следование сценарию презентации
Данный подход является очень естественным, если выступающий не взаимодействует с аудиторией. Но во время дискуссий интересы участников могут акцентироваться на определенных вопросах и проблемах. Если в такой ситуации продолжать последовательно показывать слайды PowerPoint, то польза от презентации может быть значительно снижена. Поэтому стоит не только знать что у вас есть на слайдах, но и на каких номерах слайдов (хотя бы приблизительно). Это позволит вам более оперативно реагировать на требования аудитории, показывая ей только нужные слайды, удовлетворяя ее потребности в информации, а не свои в проведении презентации PowerPoint.
Разумеется, данный список ошибок во время презентаций PowerPoint не является исчерпывающим. Позже он будет продолжен в других материалах. Кстати ошибку в проведении презентации вы можете найти сами, рассмотрев фото к данному материалу.