Лето уже не за горами, а значит, близко и время отпусков. Редко все же бывает так, что все идут в отпуск одновременно и организация фактически закрывается. Наиболее близки к такому типу учебные заведения, где в соответствии с программой обучения отпускной период становится почти всеобщим. Хотя и там многие руководители остаются на месте, чтобы организовать ремонт и подготовку к новому учебному году. Что не очень верно, так как своевременный отдых способствует значительному увеличению производительности труда.
Как руководителю организовать деятельность офиса во время своего отпуска или длительного отсутствия, чтобы отдых для него действительно стал отдыхом, а не решением проблем на расстоянии?
Для достижения этой цели необходимо провести определенную предварительную работу по подготовке сотрудников офиса к своему отсутствию. Начинать ее лучше недельки за две до отпуска, выполняя пункт за пунктом:
1. Составьте список проблем, цели и задачи, которые должны решаться во время вашего отсутствия. Причем будет значительно лучше, если они могут быть завершены в этот период. Это способствует более качественной работе ваших подчиненных. Действительно, во время отчета вам им легче будет говорить, что проблема находится в стадии решения, и при этом мало что сделав. В то же время для достижения краткосрочных целей активная деятельность офиса и организации в целом являются необходимым условием успешности.
2. Определите сроки выполнения задач и распишите критерии и показатели, по каким можно узнать, что задача выполнена. Они станут важным подспорьем для подчиненных. Можно воспользоваться способом постановки целей по smart.
3. Назначьте ответственных за достижение целей и решение проблем. Убедитесь в четком понимании стоящих перед ними задач и проведите инструктаж последовательности действий в случае необходимости.
4. Уточните у ответственных сотрудников за результат необходимость в вашем содействии. Например, вы можете создать рабочие группы (команды) из работников разных отделов, выделить необходимые дополнительные ресурсы. И, разумеется, обеспечьте их полномочиями на уровне распоряжений, приказов и должностных инструкций.
5. Сообщите сотрудникам офиса и другим ключевым фигурам о том, что вы будете недоступны по вашим обычным номерам телефонов. Однако могут возникнуть ситуации, когда только руководитель может принимать решения. Поэтому сообщите вашему заместителю номер телефона для экстренной связи. Обычно для этой цели приобретается новая SIM-карта. Возможно также использование нового адреса электронной почты. Укажите темы, которые позволяют заместителям связываться с вами, и время для звонков.
6. Настройте автоматические ответы в вашей электронной почте. Позаботьтесь, чтобы ответ содержал сожаление о невозможности контакта в связи с вашим отсутствием и контакты ответственных лиц. Обычно это заместители руководителя. Также укажите дату выхода на работу и уверенность в дальнейшем сотрудничестве. Дату выхода лучше указывать на несколько дней позже реальной, так как это даст вам необходимое время для вхождения в курс дела и определения приоритетов деятельности.
7. Настройте автоматическую переадресацию телефонных звонков, поступающих на ваш телефонный номер, или оставьте информацию на автоответчике, аналогичную электронной почте.
8. Поступающую корреспонденцию укажите делить на две категории «Срочно» и «Для информации». Это также позволит вам начать эффективно работать после возвращения из отпуска.
Итак, ваши сотрудники знают, что им нужно делать. Клиенты смогут узнать о вашем отсутствии и либо дождаться, либо решать вопросы с ответственными людьми в организации. Теперь, организовав деятельность офиса во время своего отпуска или длительного отсутствия, вы сможете спокойно отдыхать для успешной деятельности в качестве руководителя после возвращения.
taktiker, специально для test.dostignu.ru
фото: Stock.XCHNG; by gouin123