Человек, который приходит домой с работы слишком усталый, часто считает, что объем и напряженность его работы не только не уменьшается, но и постоянно увеличивается. Это может соответствовать действительности, а может быть признаком неэффективно организованной текущей рабочей деятельности.
Перечислим некоторые стратегии организации текущей деятельности для экономии времени и сил.
• Вначале делать то, что нужно и важно, затем все остальное. Особенно, если вы заранее проранжировали в ежедневнике ваши дела по их степени важности и срочности. Например, в соответствии с принципом Эйзенхауэра.
• Вначале делать то, что не знаем как точно делать или то, что может потребовать много времени. Большинство людей поступают наоборот, делая сначала то, что они знают как делать. Это дает им чувство уверенности в собственных силах, способствует решению ряда задач. Однако выполнение даже хорошо знакомых дел способствует накоплению усталости. А она, в свою очередь, увеличивает время и усилия для выполнения сложных задач, решение которых еще предстоит найти.
Обычно вначале люди делают то, на что у них уходит мало времени. Так же, как и в предыдущем пункте, это еще больше увеличивает время на выполнение дел, и так требующих большого количества времени из-за усталости.
• Вначале делать то, что нуждается в дополнительных ресурсах. При использовании этого правила вероятность найти ресурсы с помощью других людей выше, чем если вы приступите к задаче в послеобеденное время.
• В первую очередь заниматься вопросами, которые уже включены в рабочий план. Само их нахождение там, как правило, является свидетельством их важности.
• Вначале делать то, что вам менее всего интересно делать. Дела, которые вам нравятся, будут вас мотивировать к деятельности независимого от вашего волевого усилия.
• Вначале делать то, что направлено на решение рабочих проблем, на не личные цели.
• Не откладывать решение неприятных проблем в надежде, что само все уладится. Обычно промедление лишь способствует накоплению отрицательных эмоций, неуверенности и еще большему нежеланию решать такой вид проблем.
• Решать в течение рабочего дня хотя бы одну большую проблему, не растягивая ее на неопределенный срок.
• Проводить собрания в конце рабочего дня. Желание участников побыстрее закончить рабочий день не позволит им заниматься «словоблудием» во время совещаний.
• Определить заранее тему и основные моменты для обсуждения с другими людьми. Так и разговор по телефону, и собрание пройдет быстрее и с большим смыслом, если заранее подготовить список обсуждаемых вопросов.
• Делегировать полномочия для выполнения задач своим подчинённым или коллегам. Многие из них с удовольствием займутся порученным делом, так это даст им возможность получения нового опыта и ощущения собственной значимости через достижение успеха.
Используя стратегии организации текущей рабочей деятельности можно значительно увеличить ее качество. Однако к любой перечисленной выше стратегии стоит подходить как к средству достижения цели, а не как к самой цели. Возможно, вам нужны или вы уже используете совсем другие стратегии.
фото: sxc.hu; by nosheep