Объем деловой информации, поступающей через электронную почту у большинства менеджеров постоянно растет. Это связано как с его собственной деловой активностью, так и с постепенным увеличением количества нежелательных электронных писем (спама). К последним менеджер не имеет прямого отношения, но он вынужден обращать и на них внимание, пытаясь разобраться в содержании писем, тратя на них свое время. И эти потери времени становятся очень значительными, если у вас не лучшим образом настроена автоматическая доставка электронной почты.
Как эффективно работать с электронной почтой – настройка автоматической доставки почты.
Большинство программ по доставке почты по умолчанию настроено на 20-30 минутный интервал. Благодаря этому при обнаружении нового письма почтовая программа сразу же информирует об этом пользователя, привлекая его внимание всплывающим в нижнем углу экрана сообщением. Что, безусловно, отвлекает человека и заставляет его открыть новую почту для ознакомления. Таким образом, сбивается рабочий ритм и происходит трата времени на не всегда важную деятельность.
Вам стоит самостоятельно определить для себя регулярность проверки почтовой программой обновлений. Как правило, если ваша работа не заключается в очень быстром реагировании на почтовые запросы, то достаточным является проверка новой почты 2-3 раза в день.
Разберем последовательность действий на примере работы со стандартной почтовой программой Microsoft Outlook 2010. Для изменения данного параметра необходимо последовательно открыть Файл – Параметры Outlook – Дополнительно. В настройках для группы «Все учетные записи» найдите настройку «Автоматически доставлять каждые … минут» и выставьте нужное для вас значение.
Сняв флажок возле пункта «Автоматически доставлять каждые … минут», вы отмените саму необходимость автоматического получения почты. Такой режим является наиболее правильным, если вы не хотите отвлекаться на сообщения электронной почты, а значит, неэффективно расходовать свое рабочее время. Обычно достаточно почту проверять с утра, придя на работу, затем после обеда и за полчаса до ухода с работы, когда вы занимаетесь подведением итогов дня и планированием работы на следующий рабочий день.
К этому же результату можно прийти, просто выключая Microsoft Outlook. Однако, это не позволит пользоваться такими благами этой программы как Календарь, Контакты и Задачи. А как только возникнет необходимость что-нибудь посмотреть в перечисленных выше приложениях, Microsoft Outlook начнет закачку почты, если эта функция заранее тоже не отключена.
А если придет очень важное сообщение, на которое необходимо отреагировать оперативно? Это опасение в большинстве случаев так и остается всего лишь потенциальной возможностью, так как очень важные и срочные письма в ваш адрес отправители будут дублировать телефонным звонком, привлекая к ним ваше внимание. Таким образом, вы заранее будете знать о их поступлении.
В любом случае, правильно организуя свою работу с электронной почтой с помощью этой простой настройки, вы сможете лучше организовать свое рабочее время, что может значительно увеличить эффективность вашей работы как менеджера организации.