Делегирование полномочий и ответственности
Делегирование полномочий и ответственности является большим подспорьем и необходимым умением в управлении временем для руководителей. Заваленный бумагами стол, постоянные звонки, заходящие каждые несколько минут подчиненные - обычные условия труда при неумении делегировать полномочия.
Эта ненужная гонка со временем может быть остановлена самим руководителем при правильной организации собственного труда. Например, уменьшая количество самостоятельно решаемых задач, через передачу ответственности за них подчиненным.
Как начать делегировать ответственность и полномочия.
1. Отключите телефоны и закройте дверь, чтобы создать для себя полчаса тишины и возможности подумать над делегированием ответственности и полномочий.
2. Составьте список стандартных задач, которые вы решаете ежедневно.
3. Прочтите первую задачу в списке и подумайте, кто из ваших подчиненных более-менее в состоянии справиться с ней. Понятно, что лучше всех это сделаете именно вы :), но дайте шанс и подчиненным. Сделайте соответствующие записи
4. Составьте задание (инструкцию) для конкретного работника. Обычно это включает в себя:
что именно должно быть сделано, как, когда.
Избегайте расплывчатых инструкции, таких как "как можно скорее", так как может подразумеваться несколько значений -сегодня, завтра или на этой неделе.
Возможно, вы думаете, что делегировать задачу не стоит, так как с ней не справятся. В таком случае нужно продумать, что должно быть сделано, чтобы работник все же смог достигнуть цели.
5. Повторите предыдущие два пункта для всех последующих задач.
Далее необходимо встречаться с работниками, объяснять им суть делегируемой задачи, отвечать на возникшие вопросы, мотивировать на труд.
Понятно, что делегирование полномочий как часть внутриорганизационной культуры не приживется в течение одного дня. Требуется время на научение действовать в новых условиях. Однако на начальном этапе можно пробовать делегировать задачи даже "неспешным" или немотивированным работникам.
Как вариант, делегировать ответственность за выполнение задачи стоит незадолго до окончания рабочего дня с требованием выполнить сегодня. Вы будете поражены тем, как хорошо немотивированный сотрудник может найти энергию, чтобы уйти домой вовремя, выполнив поручение. :).
Такой подход может использоваться только для получения подтверждения, что ваш персонал в действительности способен выполнять большее количество задач, чем привык показывать. Использование его слишком часто может привести сотрудника к хроническому стрессу.
Что точно не стоит делегировать сотрудникам, так это поддержку морального духа в коллективе. Вовремя сказанная похвала или благодарность за ответственное и своевременное выполнение работы и дополнительное материальное стимулирование способствуют повышению ее качества. А также дает дополнительные возможности делегировать коллективу полномочия и ответственность для выполнения задач и достижения целей.
